¿Cómo ayuda un ERP a mi empresa?

Hace unos días nos desayunábamos con la noticia de que Lidl abandonaba la implantación del ERP de SAP tras siete años y una inversión de 500 Millones de euros. ¡Casi nada!

El objetivo de este software era la mejora, simplificación y monitorización de los procesos de compras y logística de las cientas de filiales que el supermercado tiene en todo el mundo.

¿Cómo se puede tardar tanto tiempo en implantar  un ERP? Sin entrar en lo económico, 7 años en software y tecnología es un periodo demasiado grande que ninguna empresa puede permitirse. Por eso , la flexibilidad y adaptación al cambio son dos requisitos fundamentales hoy en día que tienen que mandar en la toma de decisión para implantar un sistema u otro.

Personalmente, también he sufrido la cancelación de una implementación por una mala planificación y estudio previo. En este caso fue Microsoft Navision.

Pero esto siempre no es así. Cuando una empresa está en una fase de crecimiento de recursos y personal y está madura “económicamente” hablando, puede ser la hora de establecer un ERP. Adicionalmente, si tu empresa está lanzando alguna de las señales enumeradas a continuación, pueden ser síntomas de un nuevo reto en la empresa:

• El tiempo dedicado a las actividades diarias no hace más que aumentar
• Preguntas empresariales sin respuesta
• Procesos de negocio incontrolados
• Procesos manuales con múltiples datos
• Incapacidad para aprovechar rápidamente las oportunidades que te ofrece el mercado

El retail es un entorno competitivo, cambiante y duro. Un ERP puede conseguir una ventaja competitiva frente a otras y puede ser un salto cualitativa en la organización interna.

Además, si nuestra competencia ya posee estos sistemas vamos a tener una desventaja frente a ellos que va a ser difícil de suplir.

¿Que es un ERP?

Un Enterprise Resource Planner es un sistema capaz de integrar la información procedente de distintos departamentos, agilizando su tránsito y permitiendo decisiones sólidas y estables.

Tipos de ERP

No hay mejor ni peor ERP, sino ERP bien o mal escogido.

El software concreto a escoger se podría clasificar en función del tamaño de cada empresa:

Empresas grandes:  generalmente SAP y Microsoft Dynamics.
PYMES: Microsoft Navision, SAGE X3, SAP Business One, A3 ERP.
Para empresas pequeñas y medianas, existen muchas posibilidades para crear un ERP en la nube o a través de software libre como por ejemplo Open ERP.

El siguiente gráfico muestra la cuota de mercado de los principales softwares en 2014.

Ventajas de implantar un ERP en una empresa

• Se eliminan duplicidades y flujos redundantes.
• Optimización de procesos de gestión y automatización de tareas
• Tomas de decisiones con más y mejor información. La información es poder
• Planificación de futuros escenarios e identificación de oportunidades.
• Control, trazabilidad y mejor comunicación interna y externa.
• Integridad y unicidad del sistema de información.
• Integración con clientes y proveedores
• Mayor rentabilidad y productividad a largo plazo
• Control y reducción de costes.

Variables a tener en cuenta a la hora de establecer un ERP

Como hemos visto con el ejemplo de LIDL, añadir un sistema de estas características puede ser un proceso largo, complejo, con mucha inversión y con múltiples obstáculos. Si no se ha hecho un trabajo previo antes de su implantación seguramente se abandone el proyecto o, si se implanta, caiga en desuso con el tiempo por no cumplir las expectativas o al no acoplarse a la organización.

El trabajo previo debería aclarar los siguientes puntos:

• ¿Cúal es mi volumen de trabajo?: Esto va a influir en el tipo de producto que elijas, con más o menos módulos o una suscripción más amplia.
• ¿De qué presupuesto dispongo?
• ¿Qué departamentos tiene mi empresa y cómo trabajan?: Dar respuesta a esta pregunta te ayudará a elegir el tipo o los módulos que necesitas para tu ERP
• Solución vertical u horizontal. ¿Cuáles son mis necesidades concretas?
• Especial hincapié en la definición de las fases. Reuniones continuas con todos los implicados
• ERP vs Procesos Empresariales. ¿Nos adaptamos nosotros al ERP o el ERP a nuestros procesos?
• Apoyo desde la dirección hasta empleados.
• Mantenimiento. Costes, tiempos, opciones.
• Entrega por fases. Si se hacen entregas para cumplir hitos donde los usuarios puedan entrar en juego no será tan traumático.
• Más vale una retirada a tiempo que una derrota. En las empresas el tiempo es dinero y vale la pena asumir los errores y ceder.